Automatische Dienstplanung für Kindergärten
Ein Planungswerkzeug für Dienstpläne in Kindergärten, übertragbar auf jede Einrichtung mit Diensten und Gruppen. Es erstellt die Pläne, prüft sie bei jeder Änderung und hält sie bei Urlaub und Ausfällen aktuell.
- Branche
- Elementarpädagogik
- Prüfung
- vollautomatisch bei jeder Änderung
- Übertragbar
- auf andere Einrichtungen und Größen
Ausgangslage
Dienstpläne entstanden in Excel-Tabellen und kosteten viel Planungsaufwand. Jede Abweichung, ob Urlaub, Krankheit oder Fortbildung, hieß, den Plan neu zu überarbeiten, und Fehler fielen erst beim Nachrechnen auf, etwa eine Gruppe ab 15 Uhr ohne Fachkraft. Das Team bekam den Plan als exportiertes PDF und musste nach jeder Änderung neu nachsehen.
Ergebnis
Das Werkzeug erstellt den Plan nach den Regeln der Einrichtung, prüft ihn bei jeder Änderung vollautomatisch und schlägt bei Ausfällen vor, wer einspringen kann. Fehler fallen auf, während sie entstehen, und die Leitung entscheidet, statt zu rechnen. Das Team sieht seine Dienste in der Kalender-App, die es ohnehin nutzt, immer aktuell.
Was das System kann
- 01
Pläne automatisch erstellt
Aus Gruppen, Diensten und Wünschen entsteht ein fairer Plan im gewohnten Wochenformat, Randdienste gleichmäßig verteilt. Als Regelwoche in beliebig viele Wochen übernommen.
- 02
Fehler sofort sichtbar
Abdeckung je Gruppe, Früh- und Spätdienst, Kernzeit und Wochenstunden werden bei jeder Änderung vollautomatisch geprüft. Lücken zeigen sich dort, wo sie entstehen.
- 03
Vertretung auf Vorschlag
Bei Urlaub, Krankheit oder Fortbildung zeigt der Plan die Lücke und schlägt vor, wer frei ist und wessen Stunden es zulassen.
- 04
Dienste in jeder Kalender-App
Jede Person sieht ihre Dienste in jeder Kalender-App, als Abo immer auf dem neuesten Stand. Vorher war es ein exportiertes PDF, das man nach jeder Änderung neu öffnen musste. Dazu die Ansicht am Handy und ein Aushang zum Drucken.
- 05
Abwesenheiten mit Wirkung
Ein Urlaubsantrag zeigt, welche Gruppe dadurch unterbesetzt wäre, bevor er genehmigt wird.
Vorgehen
Phase 01
Papierplan verstehen
Aufbau, Kürzel und Regeln der bestehenden Wochenpläne als Ausgangspunkt.
Phase 02
Prüfregeln
Abdeckung, Dienste und Stunden als Regeln, die bei jeder Änderung greifen.
Phase 03
Automatik
Planerstellung, Regelwoche und Vertretungsvorschläge, nachvollziehbar begründet.
Phase 04
Team einbinden
Mobile Ansicht, Abwesenheiten, Kalender-Abo und Aushang zum Drucken.
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