Prüfung und Bereinigung von Kundendaten nach einer Firmenübernahme
Eine einmalige Prüfung aller Kundendaten aus einer Firmenübernahme, bevor sie ins eigene ERP übertragen wurden: Dubletten, UID-Nummern, Name und Anschrift, Konzernzuordnung.
- Branche
- Handel
- Geprüft
- über 1.000 Firmenkunden
- Zusammenarbeit
- mit der Buchhaltung des Kunden
Ausgangslage
Mit dem übernommenen Geschäftsbereich kamen über 1.000 Firmenkunden, manche mehrfach erfasst, unter leicht anderem Namen oder mit anderer Anschrift. Einfach zusammengeführt, hätten sich Dubletten und fehlerhafte Daten dauerhaft in den Stammdaten festgesetzt. Von Hand war das bei dieser Menge nicht verlässlich zu prüfen.
Ergebnis
Jede Firma war geprüft, bevor sie übertragen wurde. Rund 250 Einträge mit ungültiger oder fehlender UID oder abweichender Anschrift gingen mit Begründung an die Buchhaltung zurück, rund 20 falsche Konzernzuordnungen wurden korrigiert, und die Übernahmeliste ist um rund 50 Kunden kürzer. Die Korrekturen hat die Buchhaltung nach ihrer Kontrolle selbst im ERP eingespielt.
Was geprüft wurde
- 01
Dubletten
Ähnlichkeitssuche über Name und Anschrift, die auch Tippfehler, Abkürzungen und Rechtsformzusätze erkennt.
- 02
UID-Nummer im EU-Register
Jede UID-Nummer direkt gegen das Mehrwertsteuer-Register der EU (VIES) geprüft: gültig, ungültig oder falsch formatiert.
- 03
Name und Anschrift
Mit den Angaben im Register abgeglichen. Gibt es eine Firma mehrfach, bleibt der Eintrag mit dem jüngsten Umsatz und der passenden Anschrift.
- 04
Konzernzuordnung
Jede Firma gegen bekannte Konzerne und ihre Töchter geprüft, Untergruppen aus den Daten selbst gelernt. Markiert wird nur, was mit hoher Sicherheit falsch ist.
- 05
Rückgabe zur Kontrolle
Jeder Befund mit Begründung und nach Dringlichkeit markiert in einer Excel-Liste. Übertragen wurde erst, was die Buchhaltung freigegeben hat.
Vorgehen
Phase 01
Export
Kundenliste des übernommenen Bereichs und Buchungsjournal aus dem ERP.
Phase 02
Prüfung
Dubletten, UID, Name und Anschrift, Konzernzuordnung, je Befund mit Begründung.
Phase 03
Kontrolle
Befundlisten an die Buchhaltung, jeder Fall einzeln entschieden.
Phase 04
Übertragung
Freigegebene Korrekturen im ERP, danach die bereinigte Kundenliste übertragen.
Ergebnis in Zahlen
- UID-Nummern im EU-Register geprüft
- über 1.000
- Einträge zur Kontrolle zurückgegeben
- rund 250
- Dublettengruppen
- über 50
- Konzernzuordnungen korrigiert
- rund 20
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