Archivierung einer SharePoint-Ablage
Gemeldet war nur, dass die SharePoint-Synchronisation schlecht läuft. Wir haben die Ursache gefunden, jede Datei vermessen und über 150.000 Einträge aus der Synchronisation in ein Archiv verschoben.
- Umgebung
- Microsoft 365
- Ausgangslage
- rund 256.000 Einträge, 1,3 TB
- Ausgelagert
- über 150.000 Einträge
Ausgangslage
Jedes Gerät hat die gesamte Firmenablage synchronisiert, auch abgeschlossene Projekte, Vorlagen und Altstände, und der Abgleich lief immer zäher. Was davon noch gebraucht wird, wusste niemand genau, und niemand wollte etwas auf Verdacht verschieben.
Ergebnis
Über 150.000 Einträge liegen in zwei Schritten in einem Archivordner außerhalb der Synchronisation, rund 60 % weniger, als die Geräte vorher abgleichen mussten. Welche Bereiche ins Archiv gehen, hat der Kunde je Bereich auf Grundlage der Inventur entschieden; die Synchronisation läuft seither spürbar besser.
Was geprüft wurde
- 01
Ursache: Zahl statt Größe
1,3 TB sind für SharePoint wenig. Entscheidend ist die Zahl der Einträge: Microsoft empfiehlt, höchstens 300.000 Dateien zu synchronisieren, und schon darunter wird der Abgleich langsam. Die Ablage lag bei rund 256.000.
- 02
Inventur über Microsoft Graph
Jede Datei und jeder Ordner mit Größe, Alter und letzter Änderung, ohne die Bibliothek herunterzuladen.
- 03
Archivregeln vorher durchgespielt
Ein Simulator zeigt vor jedem Schritt, welche Ordner und wie viele Einträge eine Regel verschieben würde.
- 04
Jeder Ordner im Vergleich
Der ganze Bestand als Baum, sortierbar nach Größe und Alter, mit Vorher-nachher-Vergleich je Ordner.
- 05
Nach jedem Schritt neu vermessen
Nach jeder Auslagerung wird der Bestand erneut erfasst, damit der nächste Schritt auf aktuellen Zahlen beruht.
Vorgehen
Phase 01
Ursache
Grenzen der Synchronisation recherchiert, Zahl der Einträge als Ursache bestimmt.
Phase 02
Inventur
Bestand über Microsoft Graph erfasst, ohne Eingriff in die Bibliothek.
Phase 03
Abstimmung
Archivregeln im Simulator durchgespielt, Entscheidung je Bereich mit dem Kunden.
Phase 04
Archivierung
Auslagerung in zwei Schritten, nach jedem Schritt neu vermessen.
Ergebnis in Zahlen
Einträge in der synchronisierten Ablage
- Ausgangsbestand
- rund 256.000
- nach zwei Archivschritten · −61 %
- rund 100.000
- Einträge ins Archiv verschoben
- über 150.000
- Dateien empfiehlt Microsoft höchstens zu synchronisieren
- 300.000
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